Historie změn

Objasnění principu historie změn dokumentů a návod na jeho použití.

Každý typ dokumentu, který je v systému flexideo používán (resp. jeho instance, tedy konkrétní dokument) eviduje svou historii změn. Můžete tak u každého dokumentu nejen vidět, kdy a kým byl vytvořen, ale také kdy a kým byl upraven. Tyto úpravy jsou k dispozici v podobě seznamu (po otevření daného dokumentu ve formuláři). Samozřejmě je tento seznam nabízen až po založení dokumentu, nikoli u zcela nových a dosud neuložených instancí. Po kliknutí na jednu z položek seznamu se v tiskovém náhledu dozvíte, v jaké podobě autor uvedený v seznamu daný dokument uložil. Evidence historie tak automaticky vede k vyšší odpovědnosti jednotlivých uživatelů při práci s dokumenty.

Jako zdroj času se pro údaj o vytvoření a historii dokumentu využívají hodiny centrálního počítače, aby nedocházelo k nesrovnalostem a možnostem systém historie obejít.

1. Otevřete dokument v jeho formuláři (např. prostřednictvím přehledu dokumentů nebo otevřením ze záložky).

2. Po otevření formuláře dokumentu rozbalte obecnou část dokumentu pod názvem "Poznámky, autor, historie". V rozbalené oblasti dále otevřete podoblast "Historie dokumentu". Zde se vám ukáže seznam historických úprav. Pokud je v seznamu pouze jedna položka, znamená to, že dokument byl vytvořen a další změny v něm nebyly prováděny. Každá další položka již znamená úpravu předchozího stavu.

3. Pokud v seznamu kliknete na jednu z nabízených položek, zobrazí se formou tiskového náhledu obsah dokumentu tak, jak byl osobou uvedenou na položce seznamu uložen v čase na položce rovněž uvedeném. Pozn.: Někdy se stává, že doba odezvy (časový úsek od kliknutí po patřičné zobrazení) při náhledu na historii může býti větší než je příjemné - jde o to, že položka historie se musí nejprve dohledat.

Naposled uložené

Evidence naposled uložených dokumentů (formulářů).

Pokud použijete pro přidání či úpravu dokumentu formuláře eviduje se tento dokumentu jako rozpracovaný dokud jej neuložíte. Jakmile provedete uložení dokumentu, tento je z rozpracovaných odebrán a je rozložen do struktury databáze, kde k němu máte přístup pomocí přehledů dokumentů. Někdy se stává, že se potřebujete k nedavno uloženému dokumentu vrátit a nevíte, kde jej hledat. Pro snazší přístup k dokumentům v této situaci slouží pomocná složka posledních formulářů. Zde najdete 20 posledních dokumentů uložených prostřednictvím formulářů.

Počet těchto položek je možné ve vašich nastaveních upravit pomocí volitelného nastavení last-doc-count. Jeho nastavením na nulu se registr posledních vypíná a nové položky se již nevloží.

Oblast obecných údajů

Popis významu jednotlivých segmentů obecné oblasti s nástinem možnosti jejich použití.

Každý typ dokumentu v systému má definovánu oblast "Obecné informace o dokumentu". Do této oblasti se vedle názvu dokumentu, který je možné u každého jednotlivého záznamu dle potřeby upravovat pomocí menu položky nadpisu ve formuláři, je možné k dokumentu vkládat pracovní poznámky. Tyto informace se zobrazují jen v pracovním okně formuláře, nikoli při tisku. Je možné podle nich vyhledávat a exportovat je, ale standardně fungují jako pracovní a neoficiální.

Dalšími důležitými informacemi jsou autor (ten kdo dokument vytvořil), datum a čas vytvoření a poslední změny. Pro každý dokument se navíc důsledně eviduje úplná historie změn. Je tedy přesně známo, nejen kdy a kdo dokument upravoval, ale také jak tyto úpravy byly provedeny.

Rozpracované dokumenty

Princip rozpracovaných dokumentů uživatele a práce s rozpracovanými.

Při použití formuláře dokumentu pro vytvoření nového či úpravu existujícího dokumentu se při první provedené změně tento dokument zaregistruje automaticky jako rozpracovaný. Všechny vámi rozpracované a dosud neluožené dokumenty jsou ve vaší složce Rozpracované. Do této vaší složky nemá přístup žádný jiný uživatel a její obsah je tu čistě pro vaši potřebu. Jde o to, že díky této složce se nemusíte při práci se systémem flexideo starat o žádné ukládání. Vše je zcela automaticky ukládáno jako rozpracované a ve chvíli, kdy se rozhodnete, že celý formulář dokumentu je již správně vyplněn, zvolíte nástroj (uložit a zavřít). Tímto úkonem dokument přestává figurovat ve složce rozpracovaných a všechny vámi zadané údaje a úpravy dokumentu se stávají součástí centrální evidence, přístupné ostatním uživatelům.

V této složce dokumenty zůstávají až do okamžiku, kdy se je buď rozhodnete uložit do evidence nebo zrušit provedené změny (možnosti ukládání a rušení změn viz. práce sformuláři). Dokumenty můžete ze složky rozpracované rovněž odstraňovat přímo a to se stejným dopadem jako zavření bez uložení použitého z formuláře. Pro tuto operaci je třeba nejprve vybrat jeden nebo více dokumentů v seznamu (výběr provedete pozastavením myši nad položkou seznamu), jejichž změny či založení chcete zrušit a pak použít nástroj pro odstraňování položek.

Šablony dokumentů

Návod na používání šablon dokumentů.

Jde o možnost předvyplnění údajů pro opakovaně zadávané a zejména složitější dokumenty. Máte možnost předvyplněný nový formulář či již existující dokument uložit jako šablonu a v budoucnu této šablony s výhodou využívat na místo použití úplně čistého formuláře daného typu dokumentu. Šablony mohou být buď soukromé nebo sdílené. Většina uživatelů má přístup k vytváření pouze vlastních šablon - tedy šablon ukládaných v rámci pracovní oblasti soukromé. Rozdíl mezi použitím soukromé a společné pracovní oblasti najdete zde. Způsob tvorby a použití šablony naleznete v dalším kroku.

Pro vytvoření šablony vytvořte nový dokument nebo vyhledejte již existující dokument, proveďte úpravy, které chcete v šabloně mít a zvolte nástroj. Budete vyzváni pro zadání jména a popisku šablony a případně také oblasti uložení, pokud máte možnost upravovat společný strom. Pokud ne, vámi pojmenovaná šablona bude uložena do oblasti soukromé.

Pro přístup k vámi vytvořeným nebo dostupným šablonám je k dispozici dvojice tlačítek umístěná pod seznamem výběru typu nového dokumentu. 1. Tlačítko pro "Šablony typu" - zobrazí jen šablony vybraného typu dokumentu; 2. Tlačítko - "Šablony (vše)" - zobrazí veškeré dostupné šablony bez ohledu na typ dokumentu. Při použití tlačítka se zobrazí seznam s dostupnými šablonami, kde máte možnost ji buď kliknutím použít nebo pomocí přívěsného tlačítka vložit mezi záložky, přejmenovat či odstranit. Při použití pro nový dokument máte vedle vytvoření nového dokumentu pomocí uložit a zavřít také možnost opravit původní šablonu použitím již zmíněného tlačítka pro uložení dokumentu jako šablony.