Zobrazení formuláře

Formulář je základním nástrojem každého typu dokumentu sloužící pro vkládání a změnu dat v databázi. Formulář se vám zobrazí po každé, když vytváříte nový dokument (viz. Založení dokumentu) nebo když otevřete nalezený dokument (viz. Vyhledání dokumentu). Ovládací prvky formulářů jsou stejnépro všechny typy dokumentů a jednotlivé formuláře se liší jen strukturou (názvy, velikosti, popisy, ikony a uspořádání). To velmi usnadňuje práci se systémem, neboť tím, že se učíte pracovat s jedním formulářem se učíte pracovat i s těmi ostatními. Běžným výchozím stavem po otevření je "sbalený" formulář. Je tedy vidět pouze nadpis dokumentu a seznam jeho hlavních oblastí s možností jejich rozbalení. Pomocí nástroje máte možnost jedním kliknutím rozbalit všechny oblasti dokumentu a zobrazit tak všechny jeho kolonky. Pokud uvedený nástroj hned po rozbalení (do 5-ti sekund) stisknete ještě jednou, bude vám nabídnuta možnost "zafixovat" si tento formulář otevřený pro všechny dokumenty tohoto typu, které otevřete od teď až do odvolání. Odvolání provedete nástrojem pro zabalení všech oblastí. Další způsob jak ošetřit výchozí stav sbalení a rozbalení formuláře u nového dokumentu je použití šablony dokumentu.

Jakmile provedete ve formuláři jakoukoli změnu, zařadí se upravovaný dokument s formulářem do vaší složky rozpracovaných dokumentů (ukládá se vč. stavu sbalení či rozbalení oblastí, odrolování a mnoha dalšími skutečnostmi). Nyní se podíváme na další možnosti formuláře >>

Možnosti formulářů

Údaje, se kterými se na formuláři pracuje, by se daly z hlediska své povahy kontroly a formátování rozdělit na několik druhů. Dále se budeme věnovat nejčastějšímu prvku - běžné kolonce a jejím možnostem. Pro usnadnění a zajištění jednotnosti a propojitelnosti zadávaných dat, nabízí formulář několik způsobů výběrů hodnot. Údaje je možno ve formuláři vyhledávat, což je užitečné především v rozsáhlých formulářích. Některé části dokumentů mají takovou povahu, že se jich může ve formuláři vyskytovat několik se stejným významem a zařazením. Budeme se tedy zabývat i možnostmi pro práci s opakovatelnými segmenty dokumentu. Každý segment ve formuláři vč. dokumentu samotného má možnost vkládání poznámek. Nezanedbatelnou vlastností každého dokumentu v systému flexideo je možnost připojování příloh a podepisování. Každou operaci, kterou ve formuláři provedete můžete (až do momentu uložení) vrátit zpět pomocí vracení a znovuprovádění změn. Ve formulářích se dále můžete setkat s nepřístupností a skrýváním kolonek.

Druhy údajů a kolonek

Druhy zaváděných údajů:

- názvy a texty: nejběžnější druh dat slouží pro zadávání jmen, názvů, kódů a dalších údajů; zde je běžně kontrolována pouze maximální délka (počet znaků);

- čísla a částky: údaje ukládané do databáze ve formě čísel, se kterými je možné provádět matematické operace; je kontrolována platnost čísla, jeho velikost a příp. počet desetinných míst; u částek je automaticky doplňován symbol měny; jako desetinný oddělovač je možné použít čárku i tečku;

- datumy a časy: tyto dva druhy jsou vždy zaváděny odděleně; u datumů je možné jako oddělovač používat vedle tečky také čárku (na numerické klávesnici), pomlčku či lomítko; aktuální rok (současné datum) netřeba zadávat, doplňuje se automaticky;

- volba ano / ne:hodnota zadávaná a zobrazovaná v podobě zaškrtávacího pole;

- obrázky: vkládání obrázků je možné buď přímo ze souboru nebo prostřednictvím záložek.

Běžná kolonka

Do běžné kolonky je možné vepisovat prostý text, čísla, částky, datumy a časy. Podle typu kolonky probíhá i kontrola vkládané hodnoty. Běžná kolonka v závislosti na druhu dat (viz. předchozí krok) provádí kontrolu délky (počtu zadaných znaků) a případné jiné definované kontroly. Pokud je hodnota zadána nesprávně, kolonka se po opuštění výrazně zbarví a zobrazí se upozornění s vysvětlením. Hodnota, kterou jste zadali zmizí a nahradí se původním obsahem. Jakmile se však na kolonku vrátíte, vámi zadaný nepřijatý obsah se znovu zobrazí, abyste jej nemuseli zadávat znovu, ale mohli jej jen dle potřeby upravit. Pomocí menu kolonky máte rovněž možnost kolonku vymazat. Tuto možnost máte i u celých oblastí.

Výběry hodnot

Formuláře dle potřeby nabízejí několik možností výběru. Kolonky či oblasti mohou nabízet především propojení na jiný dokument (tzv. zdrojový) prostřednictvím výběrového uzlu dokumentu. Kolonky čerpající hodnotu ze zdrojového dokumentu bývají označeny symbolem vlnovky ( ~ ) nebo hvězdičky ( * ). V prvním případě jde o přímé propojení a změna hodnoty ovlivňuje i zdrojový dokument. V druhém případě jde o nepřímé propojení a případná změna hodnoty nezpůsobí změnu ve zdrojovém dokumentu. To, které kolonky a jakým způsobem jsou propojeny je dáno strukturou dokumentu - ta je definována tvůrcem systému.

Dalšími možnostmi výběru hodnoty jsou výběrová tlačítka a lexikony. Tyto dvě možnosti mohou mít jen samostatné kolonky. V takovém případě kolonka nenabízí možnost hodnotu zapsat z klávesnice, ale pomocí kliknutí myši nebo stiskem mezerníku lze rozbalit nabídku možností kolonky a hodnotu vybrat. Nástroj lexikonu však nemusí být vždy kombinován s tímto typem kolonky. V případě lexikonu, kdy je nabízeno velké množství možných položek (např. ověření PSČ apod.) bývá k dispozici běžná kolonka s možností hodnoty zadat doplněná tlačítkem lex - jehož stiskem máte možnost si hodnotu ověřit nebo doplnit.

Opakovatelné segmenty

Mnohé části (segmenty) dokumentů různých typů bývají definovány jako opakovatelné. Například kontakty mohou mít opakovatelné adresy a telefony. Znamená to, že k jednomu kontaktu můžete přidat více než jednu adresu či telefon. Pro práci s těmito segmenty mají formuláře zabudovány speciální nástroje. Jde především o přidávání, odstraňování, přemístění a listování.

Přidání opakovatelného segmentu je možné buď za pomoci tlačítka "Přidat ..." umístěného pod opakovatelným segmentem nebo pomocí klávesy F7, nacházíte-li se na tomto segmentu či jeho části. Rovněž je možné použít klávesu Enter, která je pro přidání dalšího opakování nejpřirozenější.

Odstranění či přemístění opakování je možné za použití menu segmentu volbou "Odstranit..." nebo pro přemístění zapsáním nové pozice.

Pro listování - tedy pohyb po jednotlivých opakováních je pod těmito segmenty k dispozici listovací lišta s tlačítky posuvu nahoru a dolu a to o jednu či více položek. S výhodou zde však lze využít i kláves šipek nahoru a dolu či stránkovacích kláves (PageUP/Down). Jste-li na konkrétní kolonce opakování, způsobí použití některé z uvedených kláves přesun kurzoru na stejnou kolonku jiného opakování.

Připojování příloh a podepisování

Každý dokument nabízí dvě praktické možnosti - přikládání příloh a možnostpodepsání uživatelem.

Obě možnosti je možné kdykoli vzít zpět až do momentu uložení. Po uložení se nesmazatelně vepíší do evidence k danému dokumentu. Možnost vracení úprav a ukládání provedených úprav je předmětem dalších kroků.

Vracení provedených změn

Dokud neprovedete uložení změn do evidence, máte možnost veškeré úpravy dokumentu vzít zpět použitím nástroje pro vracení změn a naopak tlačítkem nástroje můžete vrácené kroky znovu provést. Můžete tak bez obav provádět jakékoli změny a pokud nevyhovují vaší potřebě, opět je vrátit. Rovněž se můžete vracet k původním obsahům a zpět a ověřovat si tak provedené změny. Dejte však pozor na jeden moment. Jakmile vrátíte určité změny zpět šipkou vlevo a pak provedete přímo ve formuláři změny jiné, šipka vpravo vám již původní (a vrácené) změny zpřístupnit nemůže.

Pokud je provedenou změnou načtení souboru přílohy z vašeho disku do flexideo evidence, soubor na serveru flexideo již zůstane a vrácení zpět způsobí jen to, že na něj váš dokument nebude odkazovat jako na přílohu (pokud jej nepoužijete jinde, bude časem ze serveru odstraněn).

Přístupnost kolonek formuláře

Některé kolonky a oblasti kolonek ve formuláři nemusejí být vždy přístupné pro změnu, či vůbec viditelné. Může to mít tyto příčiny:

1. Nemáte pro změnu daného údaje dostatečná přístupová práva. Často se jedná např. o automaticky generované číselné kódy či různé kontrolní údaje.

2. Obsah dokumentu neodpovídá jejich zobrazení či přístupnosti; může jít o vymezení určitých oblastí či kolonek, jež jsou viditelné či přístupné pouze při splnění specifikovaných podmínek - tj. vyplnění či nevyplnění jiných údajů dokumentu.

3. Kolonka je nastavena jako skrytáV rámci každého formuláře dokumentu a jeho jinak zobrazených kolonek má každý uživatel možnost určitou kolonku či oblast kolonek shovat (není-li mu tato možnost odebrána). Důvodem může například být, že konkrétní uživatel s jistou kolonkou vůbec nepracuje a pro orientaci a práci s dokumentem je snazší, pokud tam kolonka není. Kolonky je možné skrýt pomocí menu kolonky. Jakmile je alespoň jedna kolonka ve formuláři skryta, je na konci formuláře k dispozici volba "Skryté kolonky", jež se jinak nenabízí. Pomocí ní je možné vybrané či všechny skryté položky opět zobrazit nebo naopak provedené nastavení skrytí kolonek aplikovat na všechny dokumenty daného typu dokumentu.

Tyto možnosti mohou být vzájemně kombinovatelné a vše je dáno definicí typu dokumentu, se kterým právě pracujete a jeho obsahem či nastavením.

Ukládání změn

Jsou dvě možnosti, jak změny na dokumentu provedené ve formuláři můžete uložit:

1. Automatické ukládání do složkyrozpracovaných dokumentů, které se (v případě existence změn od prvního otevření daného dokumentu) provádí jednak v pravidelných intervalech (např. každé 3 minuty - závisí na nastavení uživatele) a jednak v momentu opuštění formuláře při navigaci jinam či zavření okna prohlížeče. Nemusíte na ukládání změn tedy vůbec myslet. Pro váš klid však můžete určitou změnu do složky rozpracovaných provést kdykoli nástrojem . Uložení do rozpracovaných nezpřístupní změny ostatním uživatelům - do vaší složky rozpracovaných máte přístup jen vy.

2. Uložení do evidence pro zpřístupnění změn ostatním je možné nástrojem nebo tlačítkem uložit a zavřít na konci formuláře. Obojí způsobí ukončení činnosti s daným formulářem. Pro změny v evidenci je ovšem možné použít ještě několik dalších speciálních možnosti pro ukládání změn.

Použijete-li nástroj budete v případě provedení změn vyzváni, zda opravdu máte v úmyslu nenávratně zrušit provedené změny a pokud svůj záměr potvrdíte, veškeré změny provedené ve formuláři od jeho posledního uložení budou nenávratně ztraceny. Původní dokument (pokud se nejednalo o tvorbu nového) tedy zůstane absolutně netknutý.

Speciální možnosti uložení

uložit jako posloupnost pro vložení i do jiných dokumentů téhož typu formou datového makra nebo můžete změněný dokument

uložit jako dokument zcela nový s tím, že původní dokument v evidenci zůstane (na rozdíl od běžného uložení) nezměněn; rovněž můžete změny

uložit a dokument znovu načíst - tedy otevřít ve formuláři - pro jeho případnou kontrolu či zjištění přiděleného čísla či vytvoření záložky

uložit formou šablony dokumentu, kterou lze použít jako výchozí při tvorbě nového dokumentu na místo úplně prázdného formuláře.

Upozornění: Některé z těchto funkcí mohou být u daného typu dokumentu úmyslně zakázány a nelze je v těchto případech použít - není to však příliš obvyklé.

Záložky hlavních oblastí

V horní části pracovní plochy pod lištou s nástroji je u každého formuláře (není-li tato možnost vypnuta) zobrazena jedna vizuální záložka pro každou hlavní oblast dokumentu.

Tyto odkazy na hlavní oblasti formuláře pomáhají rovněž při dohledávání údajů a to formou rychlého přepnutí mezi jednotlivými hlavními částmi dokumentu. Zároveň je vysvícena vždy jen jedna záložka odpovídající oblasti, kde se uživatel zrovna při zadávání či procházení nachází. Není-li aktivní žádná kolonka formuláře, není aktivní ani žádná vizuální záložka v horní části formuláře.