Co jsou typy dokumentů?

Systém flexideo, jakožto informační systém, slouží zejména k ukládání a získávání informací. Tyto informace jsou ukládány formou dokumentů. Nejde však o vytváření souborů např. v textovém či tabulkovém programu (Word, Sheet apod.). Dokumenty flexideo jsou předem přesně definovány na základě potřeb týmu. Uživatel pak má možnost si vybrat jeden z předpřipravených formulářů dokumentu a vyplnit předpřipravené kolonky takového formuláře. Jde o systém typizovaných nebo také strukturovaných dat. Každý formulář reprezentuje jeden konkrétní typ dokumentu. Například může jít o tyto typy: Kontakt, Faktura, Úkol, Zakázka, Email a mnoho jiných. To jaké typy dokumentů flexideo nabídne závisí čistě na tom, jaké budou definovány tvůrcem struktury systému na základě analýzy a dohody s týmem.

Rovněž tak kolonky a jejich možnosti jsou předem dány definicí. Takový přístup má několik výhod. Jde například o to, že vy jakožto uživatel nemusíte přemýšlet nad tím, jak dokumenty strukturovat, třídit, ukládat, formátovat pro tisk či jinou prezentaci. Získáváte bohaté možnosti vyhledání dokumentu, úplnou historii všech změn dokumentů vč. náhledu na předchozí stavy apod. Můžete rovněž využívat pohledových typů. Běžné soubory mohou u každého dokumentu existovat jako jejich přílohy, nebo mohou být uloženy do běžné složky pracovní plochy systému flexideo.

Pohledové a pseudo typy

Některé dokumenty mohou být definovány jako tzv. pohledové nebo pseudo type. Ani jeden z těchto typů nemá svou strukturu v databázi a jeho data jsou uložena v jednom či několika typech základních, tedy v podstatě databázových. V praxi můžete mít například výchozí dokument kontakt a několik pohledových dokumentů např. klient, spolupracovník, dodavatel apod. Typy pseudo-dokumentů zase reprezentují určité sestavy z více instancí či typů základních. Více o těchto "nadstavbových" typech dokumentů naleznete na www.flexideo.com/... .