Základem systému flexideo je definice aplikace. Tedy definice toho, co tým potřebuje ukládat a jak k tomu přistupovat. Konkrétně jde o soubor(y) XDS (Xml Document Specification). Definice se nezabývá technologickým řešením. Zabývá se aplikačním obsahem. V tom je skryta možnost technologie neustále zdokonalovat či zdokonalené technologie pro aplikaci snadněji využívat. Definice v XDS souborech je jakousi DNA celého systému flexideo, který je zde popisován.Z definice se dále odvíjí popisy struktury databáze, formuláře pro zadávání dat, možnosti přehledů tabulek. Jsou dle ní automaticky tvořeny nástroje pro nastavování přehledů a akcí a jejich organizování do procesů. Všemi částmi systému prostupuje vytvořená definice pomocí k tomu určené signatury a vše je tak zpětně dohledatelné a ovlivnitelné právě v definici XDS. Každá část systému si tak sebou nese svou XDS/DNA signaturu.