Rozhodnutí není jednoduché. Připravili jsme proto několik situací a kritérií, podle kterých poznáte, že už dává smysl uvažovat o vlastním informačním systému – a kdy je naopak stále lepší zůstat u standardního řešení.
1. Narazili jste na limity krabicového řešení
Hotové ERP, CRM nebo jiné standardní aplikace mohou být velmi dobrou volbou, pokud odpovídají způsobu práce firmy. Limity se obvykle začnou ukazovat ve chvíli, kdy potřebujete specifické procesy, složitější návaznosti, vlastní pravidla nebo propojení více agend.
Pokud místo zjednodušení práce musíte procesy stále častěji ohýbat podle softwaru, je čas zamyslet se nad vlastním řešením.
2. Vaše procesy jsou konkurenční výhodou
Firma, která se odlišuje způsobem, jak pracuje, potřebuje i systém, který tuto výhodu podpoří. Vlastní systém se může přizpůsobit procesům firmy – ne naopak.
Díky tomu může podpořit obchod, výrobu, servis nebo komunikaci s klienty podle toho, jak firma skutečně funguje.
3. Tým a data už nestačí spravovat v tabulkách
Excel je skvělý pomocník. Ale jen do určité chvíle. Jakmile nad stejnými daty pracuje více lidí nebo oddělení, přibývají různé role, odpovědnosti a návaznosti a roste riziko chyb, začíná být důležité, aby systém:
- hlídal konzistenci dat,
- umožňoval řídit role a přístupy,
- uchovával historii změn,
- podporoval bezpečné a dohledatelné zpracování informací.
Vlastní informační systém se pak může stát společným základem pro více částí organizace.
4. Myslíte dlouhodobě a potřebujete flexibilitu
Firmy rostou, mění se legislativa, přibývají nové požadavky zákazníků i nové způsoby práce. Důležitá proto není jen stabilita systému, ale také možnost průběžně upravovat procesy, pravidla a návaznosti.
Dobře navržený informační systém nemusí při každé větší změně vznikat znovu. Důležitá je možnost průběžně měnit jeho procesy, pravidla i technologický základ.
5. Investice už začíná dávat ekonomický smysl
Vlastní řešení obvykle vyžaduje větší počáteční investici než standardní aplikace. Investice ale začíná dávat větší smysl zejména tehdy, když:
- standardní nástroje už vyžadují příliš mnoho ručních obcházek,
- propojujete více procesů, rolí nebo systémů,
- a potřebujete řešení, které se bude s firmou dále rozvíjet.
V takové situaci má smysl porovnávat nejen pořizovací cenu, ale i dlouhodobé náklady současného způsobu práce – ruční přepisování, chyby, dohledávání informací, omezení hotového softwaru nebo opakované dílčí úpravy.
Jak do toho zapadá Flexideo
Flexideo umožňuje vytvořit vlastní informační systém podle procesů konkrétní firmy, aniž by bylo nutné programovat celé řešení od začátku. Procesy, data, role a pravidla se převádějí do řízené definice systému, ze které platforma automatizovaně vytváří výslednou aplikaci.
Firma tak může začít konkrétním problémem nebo agendou a systém následně rozvíjet podle skutečných potřeb.
Shrnutí
Vlastní informační systém začíná dávat smysl ve chvíli, kdy standardní software přestává podporovat skutečný způsob práce firmy a vzniká příliš mnoho kompromisů, ručních obcházek a izolovaných nástrojů.
Neznamená to, že je nutné nahradit všechno najednou. Často je rozumnější začít jedním konkrétním problémem, ověřit přínos řešení a teprve potom rozhodnout o dalším rozvoji.