Výrobce balicích strojů původně hledal CRM pro obchod. Ve skutečnosti ale potřeboval řídit mnohem víc: konfiguraci, návaznosti, termíny i dokumentaci. Ve veřejné referenci popisuje, že si uvědomili potřebu systému pro řízení projektů a dalšího rozvoje.
Na začátku to vypadalo jako typická potřeba obchodního systému. Jakmile jsme ale prošli reálný průběh zakázky, ukázalo se, že největší problém nevznikal v obchodě, ale až po předání zakázky dál do firmy.
Výchozí situace
Obchodní tým měl informace o klientovi, nabídce i domluveném řešení. Jakmile se ale zakázka předávala do další fáze, část informací zůstávala v e-mailech, část v dokumentech a část jen v hlavách lidí. Projekt, konstrukce i výroba pak pracovaly s různými verzemi reality.
Co přestalo stačit
Samotné CRM by vyřešilo evidenci kontaktů a obchodních případů, ale neřešilo by návaznosti po uzavření obchodu. Firmě chyběl přehled nad tím, v jaké fázi zakázka je, kdo má co udělat, jaké změny se v projektu udály a na co navazují další kroky. Potřebným přínosem byla i vyšší dohledatelnost procesů a odpovědností, která by usnadnila řízení kvality i plnění požadavků ISO.
Jaké řešení firma potřebovala
Systém, který by neřešil jen obchod, ale i další život zakázky. Propojil obchodní část s řízením projektu, termíny, odpovědnostmi, dokumentací i návaznými činnostmi ve firmě.
Co se podařilo vyřešit
Firma získala jedno místo, kde je vidět, co bylo domluveno, co se mělo dodat, kdo za co odpovídal a v jakém stavu zakázka byla. Zmizela část ručního předávání informací a celý proces se výrazně zpřehlednil. Díky tomu nevzniklo jen lepší provozní řízení, ale i přirozený základ pro auditní stopu a požadavky ISO.
Závěr
Ukázalo se, že firma ve skutečnosti nepotřebovala jen CRM, ale systém (mozek) pro řízení zakázky napříč odděleními.