Od poptávky k faktuře bez chaosu

Typický end-to-end scénář: lead → obchod → realizace → finance

V řadě projektů se opakuje podobná kostra procesu. Konkrétní názvy a kroky se liší podle oboru, ale princip bývá stejný.

1) Vstup poptávky / leadu

Poptávky často přicházejí:

• z webového formuláře,
• e-mailu,
• telefonátu,
• nebo z externího zdroje.

Klíčové je automatické nebo poloautomatické založení záznamu (lead/poptávka) – ideálně včetně přiřazení odpovědné osoby, priority, zdroje a prvního termínu reakce.

Co se typicky automatizuje:

• načtení dat z webu,
• deduplikace (existující klient / kontakt),
• první stav a SLA reakce,
• notifikace odpovědným lidem.

2) Zpracování poptávky a kvalifikace

Následuje doplnění údajů, domluvení konzultace, upřesnění parametrů. V systému se řeší:

• jaké informace jsou povinné pro další krok,
• kdo schvaluje přechod dál,
• a jak se eviduje komunikace (volání, e-maily, dokumenty).

Typické stavy:Nová → Rozpracovaná → Čekáme na klienta → K nacenění → Uzavřeno (vyhráno/prohráno).

3) Projekt / příprava nabídky

Z kvalifikovaného leadu často vzniká projekt (nebo rovnou nabídka). Tady se láme chleba: firma potřebuje mít jasno, co nacenila, v jaké verzi, s jakými přílohami a kdo to schválil.

V této fázi se často napojuje:

• šablona nabídky,
• přílohy (výkresy, podklady, fotky),
• kalkulace,
• a někde i konfigurátor (to je samostatné téma, ale do workflow přirozeně zapadá).

4) Obchodní případ → objednávka / smlouva

Jakmile klient nabídku akceptuje, proces přechází do realizace. Tady je zásadní:

• převést nabídku na závazný dokument (objednávka/smlouva),
• zachovat návaznost (aby se neztrácelo, „z čeho to vzniklo“),
• a nastavit milníky a termíny.

Automatizace zde:

• upozornění na termíny (např. podpis, záloha, podklady).
• změna stavu po akci (odesláno → akceptováno),
• vytvoření navazujících úkolů,

Když firma vyrábí nebo realizuje: materiál → výroba → předání

U zakázkové výroby nebo realizačních firem typicky následuje:

5)  Objednání materiálu / subdodávky

• požadavek na nákup (interní objednávka),
• schvalování,
• vazba na dodavatele a termíny dodání,
• hlídání, co chybí pro zahájení výroby.

6) Zadání do výroby / realizace

• výrobní příkaz / realizační plán,
• kapacity, termíny, odpovědnosti,
• průběžné stavy (zahájeno, pozastaveno, dokončeno),
• evidence průběžných výstupů a kontrol.

7) Předání / akceptace

• předávací protokol,
• dokumenty ke kvalitě, návody, revize,
• podpis/odsouhlasení,
• a teprve potom fakturace (nebo dílčí fakturace podle milníků).

Finance a doklady: fakturace → účetnictví → upomínky → bankovní párování

Jakmile je hotovo, nechcete, aby se doklady „ručně přepisovaly“ mezi systémy.

8) Fakturace a výměna s účetním systémem

Častý požadavek je propojení přes API s účetnictvím (typicky Pohoda) a někdy i dalšími systémy.

Co to řeší:

• minimalizace ruční práce a chyb.
• předání faktury/objednávky do účetnictví,
• přenos stavu dokladu zpět,

9) Upomínky a práce s pohledávkami

Workflow hlídá:

• eskalace (kdo řeší, kdy, jakým kanálem).erence, předatelnost řešení a jasné vlastnictví dat a struktury.
• splatnosti,
• automatické upomínky (podle pravidel),

10) Párování plateb z banky

Pokud je k dispozici napojení na banku:

• systém umí načítat transakce,
• navrhovat párování,
• a podle výsledku měnit stav (uhrazeno / částečně / po splatnosti).

Co se vyplatí automatizovat (a co raději nechat poloautomaticky)

Praktické pravidlo: automatizujte to, co je jednoznačné a opakovatelné.

Typicky vhodné pro automat:

• změny stavů po jasné události (odesláno, podepsáno, uhrazeno),
• notifikace a upozornění,
• vytváření navazujících úkolů,
• hlídání SLA a termínů.

Typicky vhodné poloautomaticky:

• kvalifikace leadu (člověk doplní kontext),
• schvalování a výjimky,
• párování, když data nejsou úplná.

Smyslem není „nahradit lidi“. Smyslem je nenechat lidi dělat mechanickou práci.

Proč se tohle často nedá udělat jedním univerzálním systémem

Každá firma má:

• jiné názvosloví a stavy,
• odlišné schvalování,
• jiné vazby mezi evidencemi,
• specifické výjimky (a těch je v praxi nejvíc),
• a rozdílné integrace.

Proto se u workflow vyplácí přístup „na míru“ – ne kvůli efektu, ale kvůli tomu, aby systém kopíroval realitu firmy a ne nutil firmu kopírovat systém.

Jak poznáte, že vám workflow na míru dává smysl

Pokud se u vás opakuje aspoň něco z toho:

• přepisování mezi e-mailem/Excelem/CRM/účetnictvím,
• nejasné „kde se to zaseklo“,
• honění podkladů a termínů ručně,
• chybějící návaznost (nabídka ↔ zakázka ↔ doklady),
• a reporting vzniká až „na konci měsíce“,

…pak má smysl workflow sjednotit.

End-to-end proces od poptávky po fakturu lze řídit přehledně, pokud má firma jasně definované kroky, stavy, odpovědnosti a návaznosti – a systém na to navazuje automatizacemi a integracemi. Výsledek bývá méně operativy, méně chyb, rychlejší průchod zakázky a lepší přehled pro vedení.

Pokud vás téma zajímá, podívejte se na naše reference na webu – ukazují, že podobné procesy umíme navrhnout i doručit v praxi.

Kontaktujte nás, rádi s vámi projdeme možnosti řešení …